El análisis GAP es un proceso fundamental para comparar la situación actual de una organización con su situación futura deseada, identificando las brechas existentes y desarrollando acciones para cerrarlas. Esta herramienta es ampliamente utilizada en el análisis interno de las empresas, y suele asignarse a los gerentes de proyecto o analistas de negocio la responsabilidad de completar este análisis.
Realizar un análisis GAP consta de cinco pasos que permiten un enfoque estructurado y efectivo:
Definir las áreas de foco: Antes de adentrarse en los detalles del análisis GAP, es importante establecer límites claros. En esta etapa, se deben identificar las áreas que se desean mejorar. Algunos ejemplos comunes de áreas de foco estratégicas incluyen el crecimiento financiero, la excelencia en el servicio al cliente, la innovación, la satisfacción de los empleados, los logros científicos y el impacto en la comunidad.
Identificar la situación futura deseada: Aunque es común comenzar un análisis GAP por la situación actual, en este enfoque se inicia definiendo la situación futura deseada. Esto se basa en las áreas de foco estratégicas establecidas previamente. Por ejemplo, si la innovación es un área de foco, se debe describir cómo se ve la organización en términos de innovación en un futuro ideal. El usar parámetros cuantitativos ayudará a hacer más específica y más fácil de comunicar esa visión futura.
Evaluar la situación actual: Una vez definida la situación futura deseada, se procede a evaluar la situación actual en relación con las áreas de foco establecidas. Se debe proporcionar un resumen realista de la situación actual para cada una de estas áreas. Es importante utilizar un lenguaje y estructura similares a los empleados al definir la situación futura deseada. Esto implica usar también indicadores claros para evaluar esa situación actual, alineados a los descritos en la situación futura.
Identificar las brechas: En esta etapa, se comparan la situación futura deseada y la situación actual para identificar las brechas existentes. Estas brechas representan las diferencias entre el estado actual y el estado deseado en cada área de foco.
Crear un plan de acción: El último paso del análisis GAP implica formular un plan de acción específico para abordar las brechas identificadas. Se deben establecer proyectos para cada una de las áreas de foco, los cuales, una vez completados, permitirán cerrar las brechas. Al definir los proyectos, será importante establecer prioridades, secuencias entre ellos, así como una identificación clara de las personas involucradas, con el fin de evitar sobrecargas o diseños no realistas, que generarán problemas posteriores.
En resumen, el análisis GAP es una herramienta valiosa para las organizaciones, ya que les permite evaluar su situación actual, identificar las brechas con respecto a su situación futura deseada y desarrollar un plan de acción para cerrar esas brechas. Siguiendo estos cinco pasos, las empresas pueden tomar decisiones estratégicas y enfocadas en su mejora continua.
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