Sin duda, cuando hay un entorno económico complicado, se dificulta la gestión de la cobranza con los clientes. Aún en esos casos hay medidas para reducir o diversificar esos riesgos. Sin embargo, también existen factores de gestión interna de las empresas, que hacen que no se tenga una cobranza oportuna y efectiva, aún en entornos económicos favorables.
Nos enfocaremos a factores relacionados con la visibilidad de la información y con la toma de decisiones ligadas a la misma. Al respecto, hemos trabajado con los clientes para que, a través del análisis del comportamiento de las facturas y de las ventas por cliente, se puedan hacer gestiones y decisiones distintas. A continuación, enumeramos algunos de los aspectos que hemos visto y las decisiones que se han tomado:
Un reporte muy común en la gestión de la cartera es el de antigüedad de saldos. Muchos sistemas cuentan con ese reporte, o simplemente es elaborado por los responsables como un reporte “estándar”. El reporte enfoca la atención a los montos que ya están vencidos por grandes bloques de días. (1 a 30 días, 31 a 60 días, etc.). Lo que hemos hecho con nuestros clientes es cambiar esa “foto” de un momento, presentada de forma global por cliente, a una visión detallada del historial de pagos oportunos de cada uno. Esto permite identificar patrones de comportamiento (% de facturas pagadas a tiempo, días de retraso promedio en los pagos) para definir agendas específicas de gestión con cada cliente (como nota, un patrón que hemos identificado en varias empresas es que los clientes con más plazo de crédito son los que más frecuencia de incumplimientos tienen, además de que son los que más días tardan en regularizarse).
El análisis histórico también permite evaluar si los plazos otorgados son los correctos. Hemos visto que algunos plazos de crédito otorgados correspondían a épocas en que los clientes compraban más, y aunque ahora compren menos, mantienen el plazo anterior. Entender la evolución de compras de los clientes permite tener en la agenda una revisión de las políticas de crédito asignadas (un caso común es que los clientes que las empresas valoran como AAA, muchas veces son clientes hasta con pérdidas, lo que permite replantear políticas y condiciones).
Por último, hemos diseñado tableros que permitan a los responsables identificar fechas próximas de vencimiento, para que la gestión de cobranza comience antes del vencimiento, sobre todo para clientes que han mostrado un mal historial de pagos (con mucha frecuencia, ese historial se revisa sólo para ver si se liberan pedidos, no como herramienta continua de gestión).
Con estos 3 ajustes en la visualización de la cartera de los clientes (comportamiento de cumplimiento de pagos, evolución de sus compras y gestión oportuna de cobranza por factura), las empresas que asesoramos han logrado cambiar clasificaciones, políticas y procesos para asegurar que el plazo de crédito sea realmente una herramienta que soporte la gestión de ventas, no una “trampa” que captura millones de pesos en la cuenta de Clientes. Con nuestros modelos y experiencia podemos ayudarte a identificar en poco tiempo las líneas de acción que te permitan optimizar los recursos de financiamiento de la cartera de los clientes, para que sea una herramienta optimizada de soporte al proceso comercial. Contáctanos. Llámanos al: 442 732 1011
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