El análisis de datos de tu empresa es un gran paso, pero no es suficiente para que el resultado de ese trabajo impacte favorablemente los resultados de tu empresa.
Para que esos análisis tengan la posibilidad de generar resultados positivos, es importante que vayan acompañados de los siguientes puntos:
Integración a la ejecución de un proceso definido: un análisis, sin un sentido claro de apoyo a la mejora de un proceso, corre el riesgo de quedarse en un ejercicio “académico”. Y aunque pareciera difícil hacer un análisis de algo que no vaya ligado a un proceso en la organización, el tema clave es asegurar que ese proceso al que apoya está formalmente definido, para que sea claro quiénes serán los usuarios de esa información y la forma en que el análisis apoyará las decisiones asociadas a ese proceso.
Capacitar a los usuarios de dicho reporte, en el sentido de la estructura del mismo, y la interpretación de los resultados.
Acompañar de la experiencia de los involucrados, con el fin de que los análisis tengan el contexto de negocio suficiente que permita interpretar de mejor manera los resultados.
Sobre esto, compartimos el siguiente caso: para un cliente que es una empresa comercializadora de productos para la industria y que maneja varios miles de SKUs, desarrollamos un modelo que permitía identificar aquellos códigos en los que tenía un nivel de sobreinventario, y aquellos en los que era necesario resurtir, esto definiendo algunos criterios de volúmenes adecuados con base en su comportamiento histórico y pronósticos de ventas, así como los niveles actuales de inventario.
El resultado del modelo era que se podía tomar las siguientes decisiones:
Hacer pedidos de los SKUs que estuvieran alcanzando el nivel mínimo requerido, considerando los tiempos de suministro y el ritmo de ventas (tanto el histórico reciente como validaciones con el equipo comercial).
Identificar los SKUs con sobreinventario por su volumen de piezas y bajo o nulo nivel de ventas, ante los que era mejor desarrollar acciones comerciales de promoción para ver la forma de vender esos productos.
De esta forma, el modelo apoyaba la toma de decisiones logísticas y comerciales, con el fin de asegurar la correcta sincronización de los inventarios, las compras, y el soporte al proceso comercial para asegurar la disponibilidad de productos. En paralelo, ocurrieron 2 eventos:
La persona responsable de la función logística cambió, por lo que entró una nueva persona a la que se le capacitó en el uso de la herramienta, y se le acompañó con la persona de Almacén, para mantener el conocimiento y experiencia que se tenía ya en la organización en el uso de esa herramienta.
Se formalizó el proceso de compra, integrando la visión y necesidades del equipo comercial con los criterios logísticos que permitieran optimizar los costos de suministro.
Esto permitió que la nueva persona responsable comenzara a usar el modelo y a tomar decisiones de compras con los resultados del análisis, en coordinación con el equipo comercial y con almacén.
A los 3 meses, por una revisión corporativa de resultados, se vio la necesidad de crear una iniciativa que optimizara los niveles de inventarios, ya que se tenían sobre inventarios de algunas decisiones pasadas. En la sesión de revisión de qué inventarios caían en cada caso a mejorar, la responsable fue conduciendo la sesión a través de los análisis y filtros que el modelo le permitía generar. La directora vio el buen uso que se le daba a la información, y la forma en que esos análisis permitían delinear las estrategias a seguir, ante lo que la responsable de la función logística dijo “se le puede sacar mucho jugo a este reporte”. Una frase así señala un hito muy importante en una empresa orientada a la toma de decisiones basada en información. No es un proceso mágico. Lleva tiempo y consistencia, además de ir acompañado de los puntos previamente señalados, pero cuando ya tienes inmersos los modelos de análisis de datos en la operación cotidiana y los responsables los ven como herramientas de apoyo, estás en el camino correcto para convertir la gestión de tu organización en una orientada a análisis y resultados.
Contáctanos para ayudarte en este proceso. Llama al (442)732-1011 o escribe a contacto@atalaya.info.
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