En continuación a lo que compartimos la semana pasada sobre el trabajo en los procesos de una organización, mencionábamos la importancia de entender en general el modelo de negocio de la empresa. El modelo va a estar en función del giro de la empresa (servicios, comercializador, manufacturas, constructor), así como de su estrategia (diferenciadores, fortalezas).
Un factor relevante para entender ese modelo es entender la naturaleza que tienen 3 grandes ciclos que confluyen en las empresas: el ciclo comercial, el ciclo productivo y el ciclo financiero.
Ciclo comercial: entender los tiempos que llevan los procesos comerciales, las estacionalidades, la variabilidad (picos), son factores clave para entender cómo “llegarán” las ventas de la organización. Esto es en particular crítico para ventas de servicios, sobre todo si siguen una venta consultiva, porque pueden llegar a ser ciclos muy largos (varios meses), y a veces se cierran varios proyectos a la vez, o uno muy grande, que podría traer grandes distorsiones al siguiente ciclo, el operativo. De igual manera, el ritmo al que se cerrarán las ventas tiene un impacto en la llegada de los ingresos.
Ciclo operativo: las etapas y los tiempos asociados a la entrega de lo vendido. Es un ciclo que debe tener sincronía con el anterior. Si derivado del ciclo comercial se sabe que se tendrán momentos de mucha venta que atender, tener modelos para atender esos picos operativos. Es importante entender la forma en que el ciclo operativo demanda costos (por compras, horas extra) y la forma en que incide en la llegada de los ingresos (al tener lista la oferta a entregar al cliente).
Ciclo financiero: este ciclo es consecuencia de los 2 anteriores, pero también tiene factores que inciden en su mayor o menor eficiencia. Entender la forma en que el ciclo comercial generará los flujos de ingresos, la forma en que el ciclo operativo demanda recursos financieros, y cómo incide en la oportunidad de la entrada de los ingresos, así como las políticas comerciales y operativas que facilitan el flujo de dinero, y la forma en que la efectividad de esos ciclos incide.
Una vez que se entienden esos ciclos, se trabaja de mejor manera en:
La optimización de los procesos en los 3 ciclos.
La mejor definición de políticas comerciales, financieras y operativas.
Tener mejor foco de atención para los puntos de control en la organización.
De esta manera, se logra tener una visión sistémica, un modelo de procesos realmente adaptado a la naturaleza de la empresa y a su estrategia, y una claridad de los puntos de control para centrarse en los temas principales, para evitar un sobrecontrol o un control desenfocado. Lo hemos hecho con empresas cuyo modelo de operación es por proyectos (fabricantes de maquinaria, implementación de tecnología, construcción especializada), donde se pierde con más facilidad la sincronía entre los 3 ciclos, pero es también relevante para empresas que tienen altos picos de venta, ya que aunque en primera instancia se entiende como algo positivo el tener mucha venta, cuando se dan en momentos muy cerrados de tiempo es importante asegurar que tanto el ciclo operativo como el financiero están diseñados para tener la capacidad de absorber esos picos, ya que de lo contrario, lo que se ve como una buena noticia se convierte en un fuerte problema.
Contáctanos para trabajar contigo en este entendimiento de los ciclos de tu empresa, para que hagas los diseños adecuados a que los procesos y las políticas respalden esos ciclos. Escribe a contacto@atalaya.info o llama al (442)732-1011.